Czy rower można zaliczyć do kosztów firmy?

Wielu przedsiębiorców poszukuje sposobów na optymalizację kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Jednym z pytań, które często pojawia się w tym kontekście, jest to, czy rower, jako środek transportu, może być zaliczony do kosztów firmy. Zgodnie z przepisami obowiązującymi w Polsce, możliwe jest uznanie roweru za koszt uzyskania przychodu, ale pod pewnymi warunkami. W tym artykule wyjaśniamy, kiedy zakup roweru może zostać wliczony do kosztów firmy, jakie warunki trzeba spełnić oraz jakie przepisy obowiązują na styczeń 2025 roku.
 

1. Kiedy rower może być kosztem uzyskania przychodu?

Zgodnie z polskim prawem podatkowym, aby wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, musi spełniać kilka kluczowych warunków:

• Związek z prowadzoną działalnością gospodarczą: Wydatki, które przedsiębiorca chce zaliczyć do kosztów firmy, muszą być związane z działalnością gospodarczą. W przypadku roweru, jeśli jest on wykorzystywany w celach służbowych, na przykład do dojazdów do klientów, realizacji zadań zawodowych lub transportu, może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu.
• Dokumentacja wydatku: Aby wydatek na zakup roweru mógł zostać zaliczony do kosztów, przedsiębiorca musi posiadać odpowiednią dokumentację. Może to być faktura VAT, która wyraźnie wskazuje, że rower został zakupiony w celu prowadzenia działalności gospodarczej. Dodatkowo warto prowadzić ewidencję użytkowania roweru, aby udokumentować, w jaki sposób jest wykorzystywany w firmie.
• Proporcjonalne wykorzystanie do celów służbowych: Jeśli rower jest wykorzystywany zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, koszt uzyskania przychodu będzie musiał być proporcjonalny do stopnia jego wykorzystywania w działalności. Na przykład, jeśli rower używany jest w 60% do celów służbowych, a w 40% do celów prywatnych, przedsiębiorca będzie mógł zaliczyć do kosztów tylko 60% wartości zakupu oraz kosztów związanych z jego użytkowaniem, jak naprawy czy konserwacja.

2. Jakie wydatki związane z rowerem mogą być zaliczone do kosztów?

Oprócz samego zakupu roweru przedsiębiorca może wliczyć do kosztów firmy także inne wydatki związane z jego użytkowaniem. Należą do nich:

• Koszty zakupu akcesoriów rowerowych: Wydatki na akcesoria, takie jak oświetlenie, kaski, torby czy inne elementy wyposażenia, które są niezbędne do wykorzystywania roweru w działalności gospodarczej, również mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu.
• Koszty konserwacji i naprawy: Koszty związane z naprawą, konserwacją czy utrzymaniem roweru w dobrym stanie również mogą być zaliczone do kosztów firmy, pod warunkiem że rower wykorzystywany jest do celów służbowych. Ważne jest, aby zachować faktury dokumentujące te wydatki.
• Amortyzacja: Jeśli rower jest używany przez firmę przez dłuższy czas, może być traktowany jako środek trwały, który podlega amortyzacji. Wówczas wartość roweru będzie rozliczana w czasie (zwykle przez okres 2 lat), a przedsiębiorca będzie mógł co roku odliczać część jego wartości od dochodu.
• Stojak rowerowy: Koszt zakupu stojaka rowerowego, który jest wykorzystywany do przechowywania rowerów w firmie, również może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu. Stojak rowerowy może stanowić element wyposażenia biura lub firmy, zapewniając odpowiednie warunki do przechowywania rowerów pracowników.

3. Kiedy rower nie będzie kosztem firmy?

Rower nie będzie uznany za koszt uzyskania przychodu, jeśli jest wykorzystywany wyłącznie do celów prywatnych. Wydatki na rower, który nie jest związany z działalnością gospodarczą, nie mogą zostać wliczone do kosztów firmy. Podobnie, jeżeli rower jest używany sporadycznie lub w minimalnym stopniu do celów służbowych, trudno będzie udokumentować jego związek z działalnością gospodarczą.

4. Rower jako element poprawy zdrowia i dobrostanu pracowników

Coraz więcej firm decyduje się na oferowanie rowerów służbowych lub rowerów jako benefitów dla pracowników. Wydatki te mogą być traktowane jako koszty uzyskania przychodu, jeśli firma wykaże, że rowery są wykorzystywane w związku z działalnością, np. do dojazdów do pracy lub w ramach działań prozdrowotnych. Tego typu inwestycje mogą być traktowane jako część polityki dbałości o zdrowie pracowników i dobrostan organizacji.

5. Przykłady zastosowania roweru w firmie

• Firma kurierska: W przypadku firmy kurierskiej rower może być podstawowym środkiem transportu wykorzystywanym do dostarczania przesyłek w miastach. W takim przypadku rower stanowi narzędzie pracy, a wszystkie związane z nim wydatki – zakup, konserwacja, naprawy – mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu.
• Pracownicy dojeżdżający na spotkania biznesowe: Jeśli pracownicy firmy korzystają z rowerów do dojazdów do klientów lub na spotkania biznesowe, wydatek na rower może zostać uznany za koszt firmowy, o ile jest to odpowiednio udokumentowane i wykorzystywane zgodnie z celami działalności gospodarczej.

Podsumowując

Rower może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, jeśli jest wykorzystywany do celów służbowych, a przedsiębiorca odpowiednio udokumentuje ten wydatek. Należy pamiętać, że wydatki muszą być związane z działalnością gospodarczą, a w przypadku wykorzystywania roweru zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, tylko proporcjonalna część wydatków może zostać uznana za koszt. Ważne jest także prowadzenie odpowiedniej dokumentacji, takiej jak faktury czy ewidencja użytkowania roweru.

W celu upewnienia się, że wszystkie przepisy zostały prawidłowo zastosowane, warto skonsultować się z doradcą podatkowym, który pomoże w prawidłowym zakwalifikowaniu wydatku na rower w księgach rachunkowych firmy.


Sprawdź, jaki stojak rowerowy – ocynkowany galwanicznie czy ogniowo – sprawdzi się lepiej w Twoim przypadku. Kliknij tutaj, aby przeczytać pełny artykuł!